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Wie organisiere ich einen Vereinsausflug?

Wie organisiere ich einen Vereinsausflug?

Zu jedem guten Verein gehört ca. einmal pro Jahr ein schöner Vereinsausflug.
Ob dies nun ein Firmenevent, Ausflüge für einen Verein/Club oder schlichte Gruppenreisen für Freunde sind – es gibt dabei sehr viel zu organisieren und zu beachten.

Zunächst muss man klären, wie der Ausflug überhaupt aussehen soll.
Möchten Sie mit der Gruppe einen schönen Abend bei einem Essen verbringen, oder lieber eine sportliche Aktivität buchen? Reicht Ihnen ein Kino- oder Theaterbesuch für Ihre Gruppe aus? Soll es sich vielleicht sogar um einen kleinen Kurzurlaub handeln?
Wenn Sie diese und die zahlreichen weiteren Möglichkeiten abgewägt haben müssen Sie festlegen, mit wievielen Teilnehmern Sie planen müssen. Unabhängig davon, ob Sie ein Firmenevent oder Ausflüge für einen Verein planen, sind die nächsten abzuklärenden Punkte die Folgenden:

  • Reservierung der Lokalität am Zielort für die Anzahl der Teilnehmer.
  • Abklärung und Buchung der Transportmittel zum Ausflugsziel und zurück für die Anzahl der Teilnehmer.
  • Gegebenenfalls Buchung von Übernachtungsmöglichkeiten für alle Ausflugsmitglieder.
  • Marschverpflegung für die gesamte Gruppe – gegebenenfalls Buchung eines Restaurants mit entsprechend vielen Plätzen.
  • Erinnern Sie bei einer Auslandsreise alle Teilnehmer daran, Personalausweise oder Reisepässe mitzuführen. Auch eine Auslandskrankenversicherung empfiehlt sich in diesem Falle für alle.

Des Weiteren gibt es noch einige Vorsichtsmaßnahmen, die Sie unbedingt beachten sollten:
Lassen Sie sich vor der Buchung in jedem Falle von allen Teilnehmern schriftlich die Teilnahme bestätigen.
Erwähnen Sie bei privaten Gruppenreisen ruhig auch, dass bei Stornierung die Kosten eventuell übernommen werden müssen. Lassen Sie sich auch dies von der gesamten Gruppe gegenzeichnen.
Es empfiehlt sich als privater Veranstalter eine Kombiversicherung mit Reiserücktritt, Gepäck- und Unfallversicherung für den Vereinsausflug abzuschließen.
Trotz aller Vorsichtsmaßnahmen kann immer etwas schief laufen. Lassen Sie deshalb alle Teilnehmer einen Haftungsausschluss unterschreiben welcher darlegt, dass Sie alles nach bestem Wissen und Gewissen recherchiert haben und deshalb nicht haftbar gemacht werden können.

Sollte Ihnen dies alles zu viel Aufwand sein, können Sie Ihre Planung getrost einem professionellen Anbieter überlassen. Dort können Sie aus vielen Angeboten wählen, werden persönlich beraten und müssen sich nicht um Buchungen, Versicherungen und weitere Bürokratie kümmern. Dies ist mit Sicherheit die einfachere und komfortablere Lösung. Wer Hilfe bracht sollte sonnt mal hier schauen